NHỮNG LƯU Ý ĐỂ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TÀI LIỆU THÀNH CÔNG

27/06/2017

 

Với xu thế hội nhập, phát triển trên toàn cầu thì nhu cầu được đi lại, học tập, công tác ở nước ngoài ngày càng tăng. Cùng với chính sách mở cửa, tăng cường giao lưu hợp tác quốc tế mà giữa các quốc gia đã tiến hành kí kết các hiệp ước, hiệp định nhằm giảm thiểu các thủ tục, làm giảm bớt tính rắc rồi trong các rào cản pháp lý khác nhau. Trong đó thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục bắt buộc để việc lưu thông tài liệu giữa các nước trở nên hợp pháp và dễ dàng hơn.

Thủ tục này tưởng chừng như đơn giản, những vì một số người chưa tìm hiểu kĩ nên đã phải mất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức. Sau đây là những lưu ý để hợp pháp hóa lãnh sự thành công, hiệu quả.

1. Công chứng, chứng thực tài liệu cần pháp hóa lãnh sự

Bạn nên chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự sao y ra số bản cần thiết và tiến hành mang hồ sơ đó cùng bản chính đi công chứng. Hiện nay, dịch vụ công chứng khá nhiều, tùy theo từng loại giấy tờ thì bạn có thể công chứng ở những đơn vị công chứng khác nhau.

Nếu đó là bằng điểm, bằng đại học thì bạn có thể xin ra nhiều bản và có xác nhận chữ ký của phòng đào tạo. như vậy thì bạn không phải công chứng tài liệu bảng điểm đó. Lưu ý, chữ ký trên bản điểm đó cần được đăng ký ở cục lãnh sự thì mới có giá trị. Bạn nên cẩn thận hỏi cán bộ của phòng đào tạo để không phải mất thời gian xác minh.

Một số loại tài liệu khác như giấy đăng ký kết hôn, các giấy tờ pháp lý khác bạn nên công chứng ở các văn phòng công chứng.

2. Dịch tài liệu hồ sơ nếu đó là tài liệu nước ngoài sử dụng ở Việt Nam

Tài liệu được dịch không bắt buộc phải công chứng dịch thuật. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của nhiều người thì bạn nên dịch thuật công chứng tài liệu đó để tránh các trường hợp như sai nội dung, hình thức, thiếu sót đáng tiệc có thể xảy ra.

3. Khai tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự luôn mẫu sẵn được đăng tải trên webside của cục lãnh sự thuộc Bộ ngoài giao. Ngày nay, để giảm bớt thời gian đi lại cho cá nhân và áp lực cho nhân viên của cục lãnh sự thì mọi cá nhân đều có thể vào trực tiếp công thông tin điện tử về công tác Lãnh sự - Bộ Ngoại giao Việt Nam để khai báo xin hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là hệ thống thông tin điện tử nên khi bạn nhập những thông tin về người ký và chức danh thì hệ thống sẽ có thể tự kiểm tra và thông báo. Nếu không có thông tin về người kí và chức danh đó thì bạn buộc phải tiến hành công chứng lại tại đơn vị công chứng khác. Mấu đăng ký rất đơn giản, mọi người đều có thể dễ dàng hoàn tất. Sau khi  hoàn tất, điền đầy đủ các thông tin bắt buộc thì hệ thống sẽ xuất một tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự và có riêng một mã vạch và số xác nhận. Bạn in mẫu này rồi kí tên vào mẫu này.

4. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự

Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh để yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự gồm

1. Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự đã ký tên

2. Bản sao các tài liệu đã được công chứng

3. Bản sao của bản đã được công chứng. Một số người thường nhầm đây là bản photo, sao chụp của tài liệu gốc. Nhưng đây là bản photo ở mục 2. Nếu bạn còn dư một bản đã công chứng thì có thể nộp trực tiếp bản đó.

4. Bản dịch tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự được dịch sang tiếng việt hoặc tiếng anh và ngược lại. Bản dịch không bắt buộc phải công chứng dịch thuật, cho nên người nộp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch đó.

5. Cần mang theo chứng minh nhân dân (hộ chiếu, giấy phép lái xe, giấy thông hành) và tài liệu gốc của bộ hồ sơ nếu được yêu cầu phải xuất trình.

6. Một phong bì ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại của người nhận (nếu có yêu cầu nhận kết quả bằng qua đường bưu điện hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện)

5. Đến trực tiếp cục lãnh sự để làm thủ tục

Quy trình ở bước này có thể nói là quan trọng nhất. Cần lấy số thứ tự để lần lượt được làm thủ tục. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự ở đây đã được quy định rõ ràng từng bước, bạn chỉ việc làm theo quy định cùng những tài liệu đã chuẩn bị kĩ trước đó.

Hiện nay, có rất nhiều dịch vụ hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, uy tín, hiệu quả mà giá cả luôn hợp lý. Nếu bạn là một người không có nhiều thời gian hoặc ngại làm các công việc này thì có thể sử dụng dịch vụ này. Trên đây là những chia sẽ kinh nghiệm về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài để được công nhận sử dụng ở Việt Nam. Hy vọng mọi người đều có thể hợp pháp hóa lãnh sự thành công.